10نصائح لحسن استغلال وقت العمل:

كل فرد دائما ما ينظم وقته تبعا لأولوياته والتزاماته بطريقة شخصية فما يصلح لشخص قد لا يصلح لآخر . ولكن المهم هو كيفية استغلال الوقت بطريقة فعالة تمكن الإنسان من القيام بكافة التزاماته العملية والشخصية.
ومع عدم وجود نظام أمثل مناسب لكل الناس إلا انه من الممكن الاعتماد علي بعض الأسس الملائمة لكل الظروف.

1- جدول اهتماماتك:
إذا استطعت جدولة أنشطتك المختلفة فهذا هو حجر الأساس لكيفية استغلال وقتك بأفضل الطرق,
ولكن لكي تستطيع الالتزام بالجدول الموضوع فيجب أن يتلاءم مع مختلف ظروفك الشخصية مع ما يمكن أن يطرأ عليها من مختلف الظروف الشخصية مع وجود مساحة من المرونة.

2- أوجد أوقاتا للترفيه:
إن الجدول المثالي يجب أن يغطي اليوم بالكامل وليس فقط ساعات العمل, ويجب تخصيص وقتا لعائلتك وأصدقائك وأنشطتك الرياضية ولا تقل : "سأنجز هذا العمل فقط إذا توفر لي بعض الوقت بعد العمل", فإذا كنت تداوم علي هذا القول فانك بالقطع إلى إعادة التوازن في حياتك.

3- اطلب القليل لتعمل الكثير:
من أفضل الوسائل للتأكد من عدم تسليم العمل المطلوب متأخرا عن موعده هو أن تنظم وقتك بطريقة واقعية أكثر من اللازم بمعني توقع وقت أكثر من الوقت الفعلي لإنجاز العمل, وذلك يسمح بتسليم العمل في الوقت المحدد حتى لو قابلتك بعض المعوقات.

4- قسم المهام إلى أكثر من جزء:
دائما ما نقوم بتأجيل الأعمال التي تتطلب مجهودا كبيرا, لذلك فمن الأفضل أن نقوم بتقسيم أي عمل هام وكبير موكل إلينا إلى عدة مهام صغيرة حتى نستطيع إنجازها الواحدة تلو الأخرى, وهكذا سنصل إلى نفس النتيجة المطلوبة ولكن بأعصاب هادئة.

5- خطط مرحلة بمرحلة:
كل عمل واسع المدى يحتم أن نضع له خطة عمل بعد دراسته وتوضيح الخطوات المختلفة التي ستقودنا للنتيجة المرجوة, ولكن يجب أن تكون واقعيا أثناء إعداد الخطة مع توقع بعض المعوقات التي ستقابلك عندها ستستطيع فعلا الالتزام بالخطة الموضوعة.

6- أعط الفرصة للآخرين ليشاركوك:
بعض الأشخاص يعرفون كيفية تفويض الأعمال للغير والبعض يجب أن يقوم بكل الأعمال بنفسه, فإذا كنت من الفئة الثانية فانك بالطبع لست مقتنعا بهذا الحل لأنك تقول في قرارة نفسك: " بدلا من تضييع وقتي لشرح المطلوب للآخرين سأقوم به بنفسي".
ولكن حاول البدء في تفويض الأعمال إلى غيرك وابدأ بالأعمال الروتينية التي تستقطع جزءا كبيرا من وقتك, وحتى إذا استلزم ذلك بعض الوقت لتعليم غيرك هذه المهام ولكنك في المقابل ستحصل علي وقتا إضافيا وستزيل بعضا من التوتر والأعباء الواقعة عليك.

7- تعلم أن تقول : لا
كلنا قابلنا بعض الأشخاص الذين يعرفون كيف يوضحون للآخرين حدود عملهم فيقولون: "لن أقوم بهذا العمل فهو ليس من اختصاصي, أو الساعة السادسة الآن هذا موعد انصرافي".. فيجب أن نتخذ أحيانا من هؤلاء الأشخاص مثالا لنا , فكثيرا ما يحدث لنا أن نعود إلى المنزل ومعنا بعض الأعمال التي يجب الانتهاء منها..فإذا تكرر هذا الموقف كثيرا فقد حان الوقت لأن نقول : لا ! ليس فقط للآخرين ولكن لأنفسنا أيضا' لأن العمل لأوقات إضافية طويلة (حتى لو كانت ساعات مدفوعة) يؤدي إلى إحداث خلل في اتزان حياتنا العملية وحياتنا الخاصة مما يؤذي صحتنا النفسية علي المدى الطويل.

8- أعد قائمة بالأولويات واتبعها بدقة:
يجب إعداد قائمة بالأعمال الموكلة إلينا تبعا لأهميتها فالأهم ثم المهم.. فمن الأفضل القيام بأهم الأعمال بدلا من تضييع الوقت في الأعمال التافهة.

9- جمع الأعمال التي تتطلب نفس المستوي من التركيز:
قم بالأعمال التي تتطلب التركيز والاهتمام في الأوقات التي تشعر فيها بمستوي طاقة مرتفع, أما الأوقات التي تعلم أنه من الصعب عليك التركيز فيها فاجعلها خاصة بالأعمال الروتينية التي لا تتطلب قدرة عالية من التركيز.

10- ابحث عن الطريقة المثلي:
حاول أن تبدأ اتباع نظاما جديدا وأساليب جديدة ومثمرة في العمل, فإذا كنت بالفعل قمت بعمل ما لمدة طويلة وبنفس الطريقة فربما قد حان الوقت لاكتشاف طرق جديدة وأكثر فعالية لأداء هذا العمل. فمن الأفضل تجربة طرق جديدة بدلا من أداء الأعمال دائما بنفس الطرق التقليدية , فقد يكسبك هذا المزيد من الوقت ويقلل من أعباءك ويزيد من فعاليتك.